会議中の発言のすべてを、人の手で、ノートとペンで記録することは不可能です。そのため、会議中は、発言や資料の重要な部分だけを抜き出して、キーワードやフレーズを、矢印なども使いながら書き溜めることになるのですが、これがとても難しいというか、土台無理な 作業です。そもそも、僕の場合、議論の内容を理解できていないので、議論に出てくる用語の意味さえわからず、何を書いていいのかわかりません。会議が終わってから自分が書いたメモを見ると、何が何だかわからないということが大半でした。

手書きで発言をすべてメモするのは不可能

会話は速いので、発言の一語一句を手で記述することはとてもできません。

会議終了時点で議事録が完成していれば素晴らしいと思います。しかし、人間の能力でそれは実現不可能です。したがって、会議が終わってから、手書きのメモを見返しながら、会議の内容を思い出しながら、議事録を作ることになります。ここで、メモも頭の中の記憶も不完全なので、議事録作成という作業は難しいのです。また、議事録作成係の理解度とライティングスキルによって、議事録の出来は大きく変わってしまいます。

• 手書きでは無理でも、レコーディングにはできる

レコーディングは便利

会議中のメモは手書きである必要はありません。今はTeamsのレコーディングという便利なツールがあるので、それを活用すべきだと思います。

また、レコーディングは音声だけでなく、Teamsの画面をビデオとして録画してくれます。資料を映しながら行われる会議において、ビデオは便利です。

「文字起こし」も併せて使うべき

先日の会議で、僕は「レコーディングの開始」のボタンを押しただけでしたが、同時に「文字起こし」も自動的に始まりました。

この文字起こしとは、会議中の発言をTeamsが文字にして記録してくれるというものです。記録は完ぺきではなく、文がおかしかったり、変な単語が使われたりもします。

機械も人間も完ぺきではないので、文字起こしの文章は人間自身の手で修正する必要があります。

そのため、Teamsが作った記録をそのまま使うことはできません。しかし、それでも、後で見返したときに、大筋の意味はわかります。文字起こしの記録（トランスクリプト）によって、以下のことがわかりやすくなります。

誰が発言したのか（発言者の氏名が記録されていて、誰の発言なのかがわかるようになっています。）
議論の大筋の流れ

レコーディングによって録画したビデオと、トランスクリプト（文字起こしによって記録されたテキスト）を併せることで、手書きのメモとは比べ物にならないほど正確で大量な情報を、記録できるのです。

• レコーディングに必要なもの

僕が参加した先日の会議では、各人が自分のノートPCと、ヘッドセット（または普通のイヤホン）を持参していました。そして、各人は自分が発言するときだけマイクをオンにして、それ以外の時にはマイクをオフにしていました。そのため、比較的鮮明な音質で、録音することができました。

参加者がレコーディングに協力的だったので、助かりました。

• まとめ

Teamsの「レコーディング」と「文字起こし」は便利です。どんどん活用すべきだと思います。

• 感想

議事録を書くために、レコーディングと文字起こしによって記録した情報を、会議の終了後に議事録作成係が整理する必要があります。大量の情報なので、時間がかかる作業です。上司から「そこまで時間をかけることじゃないから、簡単にまとめてくれればいいよ」と言われるかもしれません。会議の種類によって、議事録に求められるレベルも変わるため、どれだけ時間をかけて、どれくらいの質の議事録を書くのかは、書き始める前によく考える必要がありそうです。

今はChatGPTなどの、文章を扱うことが得意なAI（Artificial Intelligence : 人工知能）が出てきています。今後、AIが会議中にリアルタイムで議事録を書いてくれるようになるかもしれません。（そうなってくれれば便利です。しかし、人間がやっていた仕事を、ますますAIが担当することになって、サラリーマンの仕事がなくなってしまいそうでもあります。）