会議ではTeamsのレコーディングを活用しよう【会議メモ】

Microsoft Teamsのレコーディング機能は、議事録作成の方法を根本（こんぽん）から変えるような、エポックメーキング的なものだと思いました。

先日、会社で、急に会議に呼ばれました。会議が始まってから15分後に、上司から、「メモ、取ってる？」と言われました。僕は右手にボールペンを持ってはいましたが、とてもメモを取れないと思ったので、あわててノートPCを操作して、TeamsのレコーディングをONにしました。

今まで、Teamsのレコーディングは使ったことがなかったので、会議の途中で「録画できているだろうか」と心配になりました。会議が終了し、録画が正常に保存されていることを確認し、安心しました。同時に、「レコーディングと 文字起こしは 便利だな」と思いました。もう、レコーディングを使わない手はありません。

議事録の作成は、高度な技能が要求される作業だと思います。かつ、本来的に議事録は重要なものです。そして議事録は、作るのが簡単ではありません。

会議中の発言のすべてを、人の手で、ノートとペンで記録することは不可能です。そのため、会議中は、発言や資料の重要な部分だけを抜き出して、キーワードやフレーズを、矢印なども使いながら書き溜めることになるのですが、これがとても難しいというか、土台無理な 作業です。そもそも、僕の場合、議論の内容を理解できていないので、議論に出てくる用語の意味さえわからず、何を書いていいのかわかりません。会議が終わってから自分が書いたメモを見ると、何が何だかわからないということが大半でした。

会話は速いので、発言の一語一句を手で記述することは とてもできません。

会議終了時点で議事録が完成していれば素晴らしいと思います。しかし、人間の能力でそれは実現不可能です。したがって、会議が終わってから、手書きのメモを見返しながら、会議の内容を思い出しながら、議事録を作ることになります。ここで、メモも頭の中の記憶も不完全なので、議事録作成という作業は難しいのです。また、議事録作成係の理解度とライティングスキルによって、議事録の出来は大きく変わってしまいます。

会議中のメモは手書きである必要はありません。今はTeamsのレコーディングという便利なツールがあるので、それを活用すべきだと思います。

また、レコーディングは音声だけでなく、Teamsの画面をビデオとして録画してくれます。資料を映しながら行われる会議において、ビデオは便利です。

先日の会議で、僕は「レコーディングの開始」のボタンを押しただけでしたが、同時に「文字起こし」も自動的に始まりました。

この文字起こしとは、会議中の発言をTeamsが文字にして記録してくれるというものです。記録は完ぺきではなく、文がおかしかったり、変な単語が使われたりもします。

そのため、Teamsが作った記録をそのまま使うことはできません。しかし、それでも、後で見返したときに、大筋の意味はわかります。文字起こしの記録（トランスクリプト）によって、以下のことがわかりやすくなります。

• 誰が発言したのか（発言者の氏名が記録されていて、誰の発言なのかがわかるようになっています。）
• 議論の大筋の流れ

レコーディングによって録画したビデオと、トランスクリプト（文字起こしによって記録されたテキスト）を併せることで、手書きのメモとは比べ物にならないほど正確で大量な情報を、記録できるのです。

僕が参加した先日の会議では、各人が自分のノートPCと、ヘッドセット（または普通のイヤホン）を持参していました。そして、各人は自分が発言するときだけマイクをオンにして、それ以外の時にはマイクをオフにしていました。そのため、比較的 鮮明な音質で、録音することができました。

Teamsの「レコーディング」と「文字起こし」は便利です。どんどん活用すべきだと思います。

議事録を書くために、レコーディングと文字起こしによって記録した情報を、会議の終了後に議事録作成係が整理する必要があります。大量の情報なので、時間がかかる作業です。上司から「そこまで時間をかけることじゃないから、簡単にまとめてくれればいいよ」と言われるかもしれません。会議の種類によって、議事録に求められるレベルも変わるため、どれだけ時間をかけて、どれくらいの質の議事録を書くのかは、書き始める前によく考える必要がありそうです。

今はChatGPTなどの、文章を扱うことが得意なAI（Artificial Intelligence : 人工知能）が出てきています。今後、AIが会議中にリアルタイムで議事録を書いてくれるようになるかもしれません。（そうなってくれれば便利です。しかし、人間がやっていた仕事を、ますますAIが担当することになって、サラリーマンの仕事がなくなってしまいそうでもあります。）